作者：Jonathan DeVore 2022年3月6日

准备实施ScreenSteps时要避免的12个错误共享：

如果只在公司实施新软件就像一个魔术。你所要做的就是折断你的手指，挥动魔杖，或者说一些神奇的话，一切都完成了。一切似乎都很完美。还是这样？

作为一个在有生之年学会了一些魔术的人，我可以说魔术并不总是看起来那么神奇。有了你的知识基础，你希望一切看起来都是这样。

相信我，我已经帮助公司实现他们的ScreenSteps知识库九年了。在这段时间里，我看到了一些在实现过程中出现问题的常见领域。

幸运的是，如果您做好准备，就可以防止这些错误的发生。这里有11个在实现屏幕步骤时要避免的错误，包括当你犯这个错误时会发生什么，以及为什么要避免它。

1。你没有设定明确的绩效目标是你的本能吗？如果你的直觉是开始这样做（即将内容迁移到屏幕步骤、构建网站等），我建议你后退一步。

在你开始做任何事情之前，你需要讨论并写下你的绩效目标。你希望公司发生什么变化？你想要可衡量的目标。

然后，您需要创建一个计划，说明如何通过屏幕步骤实现这一点。ScreenSteps提供了帮助您实现文档、培训和绩效目标的工具。

然而，如果你不知道屏幕步骤要走到哪里，你可能看不到想要的结果。

有关决定绩效目标并为其制定计划的帮助，请阅读ScreenSteps团队如何帮助您实现绩效目标的7个步骤。

2。假设你可以导入所有内容，如果你已经为你的公司制定了政策和程序，你可能会想批量上传你的内容到ScreenSteps中。但是，ScreenSteps只能直接迁移特定的文件类型。

您可以直接从Microsoft Word和Google Docs上传内容。您还可以直接将Microsoft PowerPoint文件作为png文件上传。

其他格式更为劳动密集型。它们需要复制和粘贴文件中的内容。查看以下八种不同文件格式的列表，了解每种格式的迁移过程。

根据文件类型，您需要计划足够的时间来迁移内容。您可以额外付费聘请ScreenSteps团队帮助内容迁移。

热点提示：花时间优化你的内容，虽然简单地将所有现有内容转移到屏幕步骤似乎是一个简单的解决方案，但这并不能解决你的问题。为了使指南更容易找到、更容易遵循，并且便于员工访问，您需要编辑现有内容。

事实上，公司通常会对其内容进行彻底的检查，因为他们意识到这些内容已经过时，或者完全缺少重要的指南。有关如何在屏幕步骤中编写工作流文章的5个技巧，请观看此视频。

3。当涉及到让员工使用您的知识库时，不设置单点登录单点登录将改变游戏规则。然而，我们已经看到许多公司在获得屏幕步骤数年后才启用单点登录。

您需要从一开始就为ScreenSteps帐户启用单点登录。

这使您的员工更容易登录到该帐户。他们不必为另一个帐户记住另一个密码。他们只需使用自己的电子邮件地址或公司已经使用的其他应用程序登录即可。

更容易访问，这意味着您已经消除了员工和知识库文章之间的障碍。

您的It部门只需要大约一个小时就可以设置单一登录。以下是为屏幕步骤设置单一登录的说明。

4。在您实施屏幕步骤之前，没有将其安装在上，您需要将您的IT部门安装在板上。在调查知识库应用程序时，您的IT部门将希望调查ScreenSteps安全功能。

即使ScreenSteps已经符合SOC 2，这个过程可能需要一些时间。让您的IT部门尽早参与这一过程。

获得他们的批准后，您将能够更快地实施设置ScreenSteps站点的步。

具有讽刺意味的是，您的IT在设置屏幕步骤方面的作用很小，只需实现。他们只需要大约一个小时就可以建立单一登录。然而，这通常是项目中最拖拉的部分。我们已经看到多家公司因让IT团队履行其职责而受阻。

再一次，提前计划，并与IT部门沟通工作负载的范围，这样您就不会在这一步上陷入困境。

相关：实施屏幕步骤需要多长时间？

5。没有内容计划，用内容填充知识库需要计划。这需要找到合适的人，规划您需要的内容，决定如何展示这些内容，以及一个人/团队来编写帮助指南。

内容计划中需要什么？您需要：

指定一个人来监督您的知识库内容（我们称此人为知识），以了解您需要撰写哪些文章来分配内容作者文章来编写时间表，以便为发布内容做好准备发布后保持内容最新的计划来帮助创建为您的知识库创建内容的计划，遵循以下五个步骤。

6。有时，如果不把所有关键内容都放进中，我们可能会非常兴奋地开始新的内容，以至于我们会加快这个过程。虽然可能无法将所有内容放入ScreenSteps（至少一开始是这样），但在知识库中记录关键政策和程序之前，您不想启动ScreenSteps网站。

为什么？因为你想在一开始就建立信任，这样你的员工就可以学会向你的知识库寻求答案。简而言之，你希望你的员工对你的ScreenSteps知识库有一个积极的体验。你不想让他们尝试一下，然后把它扔到一边，再也不用它了，因为他们觉得它没有用。

7。添加错误类型的内容您应该在知识库中包含什么类型的内容？

我们看到的一个错误是，人们在他们的知识库中塞满了关于他们公司的每一条信息。他们把这些信息放在长篇大论的文章中，像手册一样对待。

以便于员工使用的格式记录您的文章（即使他们在与客户交谈时需要使用）。一些文档选项包括：

参考指南策略如何指南检查表调用流故障排除指南知识库中包含哪些内容？观看关于四个活动的视频，以帮助内容规划。然后用这本手册头脑风暴你需要写什么类型的文章

8。为法规遵从性而不是为性能而写法规遵从性很重要。我明白了。通常，人们会写下他们的政策和程序，以通过合规性测试，这意味着他们正在证明这些信息是被写下来的。

，但这只是合规性评估的一部分。

合规性评估的第二部分是，您的员工可以执行程序并遵守政策，而不会犯错误。

您的文档化过程应该可以做到这一点。但是，如果他们有太多无用的信息（例如，前两页包括范围、责任范围、修订表），那么最终用户很难使用它们。

在屏幕步骤中记录策略和过程时，请使用内容创建工具来遵守这两种合规性。一些有助于清晰传达程序和实现法规遵从性规则的工具包括：

内联链接集成屏幕捕获可折叠部分工作流文章模板9。在员工培训期间不使用ScreenSteps如果在员工培训期间不使用您在ScreenSteps中创建的指南，您的员工在培训后将不知道如何使用这些指南。有时人们会创建一套培训指南和另一套在职支持指南。那是个错误。你为知识库撰写的文章是你应该在培训和在职支持中使用的文章。这样，您的员工就熟悉了培训后的阅读方法。

在培训期间，结合基于场景的培训练习。向学员介绍他们在工作中会遇到的不同情况。然后让他们查找答案，并使用你的知识库文章解决问题。

相关：基于场景的培训：呼叫中心培训

10的角色扮演示例。在向整个公司发布文章之前，不要使用最终用户进行测试，你需要带上你的知识库文章进行试驾。

将与几名员工进行试运行。这可能是在现场工作的情况下。你会想观察他们是如何使用它的，并记下你的文章中需要更改的内容。

它将帮助您发现程序中的错误。这将帮助你认识到哪里存在信息差距。

使用试用用户的反馈，您可以优化文章以供发布。

11。不必购买，ScreenSteps的目的是为您的公司知识提供一站式服务。如果你的员工没有使用它，那么它就没有达到它的目的。

您希望员工在执行每项任务时都参考您的知识库。这有助于他们避免错误，提高效率。

您希望员工接受。这意味着他们会致力于使用您创建的文章来帮助您实现绩效目标。

12。没有人拥有ScreenSteps或流程。如果您希望您的知识管理计划在业务中取得成功，您需要至少一位知识拥护者来拥有它，并且您需要主题专家来掌握这些流程。

不幸的是，知识管理不像一个陶器——你不能设置它，然后忘记它。知识管理需要每日更新、评论和搜索查询的审核，并在需要时创建新内容。

如果没有人拥有所有权，那么您的知识管理工作将永远不会取得成果。

为你的成功建立知识库一个能在你指尖提供答案并成为一站式服务的知识库将彻底改变你的企业运营方式。有了这么大的回报，这需要一点投资。

当实现屏幕步骤时，确实有很多事情要做。幸运的是，如果你为即将到来的事情做好了准备，你将能够在你的公司成功地启动ScreenSteps知识库。

屏幕步骤旨在成为真相的单一来源。这是一个让您的员工在遇到问题时可以转向并快速找到所需答案的地方。

如果您在实施屏幕步骤方面需要进一步帮助，我们将提供各种指导服务来帮助您入门。我们的ScreenSteps代表可以通过我们的内容研讨会和/或通过一对一的内容指导课程帮助您开始您的内容策略。

通过与ScreenSteps代表交谈，了解更多关于这些附加辅导服务的信息。他们会帮助你了解聘请ScreenSteps专家是否有助于即时通讯证明你的知识基础，为未来做好准备。关于Jonathan DeVore

客户成功