作者：Jonathan DeVore 2021年11月5日

标准操作程序：SOP的目的和类型是什么：

当大多数人想到一个标准操作程序时，他们想到的是一个看起来像这样的非常正式的文档。

通常，这些技术性文档包括许多表格和法律术语。它们挤满了文本和信息，这使得最终用户很难阅读。

，但标准操作程序（SOP）不必这样看。事实上，如果你能让他们在执行实际程序时更容易阅读和遵循，实际使用你的SOP的人会感谢你。

作为知识库软件公司ScreenSteps的首席顾问，我曾指导客户如何让员工在工作流程中使用复杂的程序。

有许多不同的SOP文档类型，可以简化编写过程。在这篇博文中，我将首先解释SOP的目的。然后，我们将深入探讨那些你可以用来编写SOP的文章类型的例子。“SOP”的目的是什么？SOP的目的是帮助某人正确完成任务。有时，公司会陷入这样的陷阱：在SOP中列出员工可能需要知道的所有信息。然后他们把它们放在一边，再也没有人看它们了。

SOP的目的是不包含尽可能多的信息。如果你看一下维基百科的定义，它说SOP“旨在帮助工人进行日常操作”

因此，请以这种方式思考SOP：您能为员工提供什么帮助他们执行日常操作？

在准备SOP时，请关注以下内容：

谁在使用您的SOP？您需要向他们提供什么，以便他们正确使用本SOP？如果您在编写SOP时继续回答这个问题，您将拥有帮助员工正确执行任务的程序。

4种SOP文档（附示例）组织SOP的方法有很多种。每个布局都有助于快速传达说明，并在指南中提供恰到好处的信息量。这里有四种文章类型：

1。检查表检查表是对流程中需要完成的所有工作的概述。清单以项目符号列表的形式组织。清单上没有完整的句子。我们的目标是用尽可能少的语言表达这一点。

通常，当员工知道如何执行程序的详细步骤时，会使用检查表。换句话说，他们不需要一步一步地指导如何通过一个过程。使用检查表的员工可以识别一个快速短语，确定需要做什么，然后去做。

航空公司飞行员检查表的示例1，一个看起来足以进行数十次操作的检查表。

注意：清单中没有关于如何切换开关或开关位置的说明。然而，检查表考虑了飞行员已经知道的内容和他们接受过的培训。

重要提示：在单独的SOP中可以有不同级别的详细信息。如果飞行员不确定如何设置燃料板，那么他们可以在单独的SOP中参考其他逐步说明。对于外科医生来说，SOP可能是这样的：

。同样，本SOP考虑到医疗专业人员已经接受了关于如何给予抗生素、预防的培训。这有助于他们在不涉及复杂细节的情况下审查整个程序。毕竟，你可能不想要一个不知道自己在做什么的医生，但即使是医生也会忘记事情。这有助于让他们知道，他们会反复检查，以确保在准备手术时不会错过一个重要的步骤。

Best实践提示

SOP与培训文档不是一回事。SOP可以在培训期间使用（而且应该使用），但不需要包括培训材料中通常包含的所有背景信息。

公司的SOP需要对遵循这些SOP的人员接受了多少培训做出假设。在CRM中执行程序的SOP不应包括关于什么是CRM以及为什么它很重要的细节。这些信息会传到其他地方。

2。逐步说明（标准条款）SOP可以包括简单、逐步的说明。这些SOP引导员工完成程序的每一步，提示他们下一步要做什么。

除了书面说明外，分步说明通常包括屏幕截图和图像，以向员工展示如何执行任务。这些分步指南通常被认为是SOP的标准条款。在计算机上执行任务时，具有逐步过程的逐步SOP的

示例尤其有用。例如，下面的场景是教员工如何克隆手册。它解释了员工执行该程序所需的顺序，并显示了在页面上单击的位置。

注意本例中缺少文本解释。如果图像传达了需要做的事情，那么你不需要文本段落来表达同样的内容。

3。决策树当涉及到具有多个变量的复杂SOP时，您需要能够对不同场景做出反应的书面过程。

通过决策树，SOP为您的员工提供了一条根据情况需要遵循的路径。这些决策树可以以多种方式呈现，包括流程图或项目符号Word文档。

流程图示例决策树的流程图示例给出了员工应该从哪里开始的参考点。然后，它提供了一系列是非问题。当员工回答每个问题时，他们会让自己的答案引导他们进入下一个问题，直到找到最终答案。Aka：员工可以办理退款吗？

Word文档中的决策树示例

有时，SOP所需要的只是一个项目符号列表，其中列出了要做的事情。在Word或Google Doc中，您仍然在引导员工通过决策程序。但是，在这种情况下，员工需要滚动到适当的下一个问题。

在单词决策树中包含视觉提示。例如，请注意下面的示例如何使用子项目符号和颜色来明确需要在哪里做出决策。然后，当员工滚动到下一步时，它会使SOP更容易浏览。

底线——重点帮助读者完成这个过程。无论哪种格式最适合他们，而不是你，都应该使用。

4。工作流文章无可否认，工作流文章类似于决策树。工作流文章结合了决策树的决策过程和分步说明的便利性。

他们需要一个知识库或另一个基于云的应用程序，以便员工可以点击整个过程。工作流文章处理复杂的SOP。

有些过程可能并不简单。在这些情况下，您可能需要一个解决变量的SOP。在这些情况下，包括允许读者选择自己冒险的按钮将是最合适的。工作流文章的

示例在这个工作流文章示例中，您可以看到SOP中的步。工作流文章使用问题来引导员工完成流程。

这里的个问题是，“您想用什么设置单点登录？”根据员工的回答方式，应用程序将在程序中调出相应的下一个问题（或步骤）。

如何记录和共享员工将在workflo中使用的SOPw在编写SOP之前，了解哪种文章类型最能解释员工需要遵循的步骤是很有帮助的。不同的文章类型使员工更容易阅读和遵循指南。然而，并非所有的文档应用程序都具有相同的功能。

对于创建SOP和存储SOP，有一个基于云的知识库是很有帮助的。每个知识库软件公司都提供不同的内容创建工具。有些甚至有不同文章类型的模板。

通过屏幕步骤，我们有三种不同类型的文章：标准文章、检查表和工作流文章。此外，ScreenSteps知识库软件拥有一系列内容创建工具，这些工具易于使用，对读者的影响更大。

但是，哪种知识库软件适合您的公司和SOP编写需要？这篇博文将帮助您评估不同的知识库软件公司，并确定哪种服务是您公司的更佳解决方案。关于Jonathan DeVore

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