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深圳不同部门如何在贵公司使用屏幕步骤

发布时间:2022-05-19 09:25:44 人气:1762 来源:天云祥客服外包

作者:丽贝卡·莱恩2021年2月26日

不同部门如何在您的公司共享中使用屏幕步骤:

您是公司使用屏幕步骤的先驱。现在,每个人都注意到了你的成功。你的成功激起了他们的好奇心。

也许你的同事在问你一些问题,比如你如何减少了培训时间,或者你的员工如何减少错误。

你想通过继续增加价值来帮助你的公司,同时也希望自己有工作保障。所以你不想让其他部门的同事去做一些可能不适合他们的事情。

虽然ScreenSteps并不是每个公司每个部门的正确解决方案,但我们通过简化文档和培训帮助不同部门取得了成功。

我们将向您展示一个部门可能有哪些迹象表明他们需要屏幕步骤。然后我们将帮助您确定屏幕步骤在哪些方面可以帮助这些不同的部门。

这样,您就可以自信地向同事推荐屏幕步骤。(甚至可能成为办公室里的英雄,我们只是说说而已。)

4表示一个部门可以使用ScreenSteps的帮助。当你的同事与你交谈时,他们通常会解释他们部门面临的困难。

部门间协作的美妙之处在于,你能够规划问题。然后,利用你独特的经验,你可以结合你的专业知识来找到解决方案。

如果您在整个公司听到以下问题,这些都是很好的指标,您可以推荐屏幕步骤作为潜在的解决方案。

1。通信是一个问题现代生活的一部分是技术总是在进化。这意味着程序需要定期更新。这些变化需要传达给你的团队。

有许多公告和更改,需要立即进行沟通。这样,您可以及时实施更改。

通常,公司会发送电子邮件通知员工变更。但过于拥挤的收件箱很容易错过这些重要信息。

至少,员工查看这些电子邮件需要时间。他们继续遵循错误的程序,直到遇到电子邮件。

2。没有资源的集中位置虽然贵公司可能有程序和策略的文档,但这些资源没有集中位置。

这些文件分散在各处。它们可以在共享驱动器上、电子邮件收件箱中,或者在不同员工的桌面上。

当员工搜索答案时,他们必须记住答案存储在哪里,这通常意味着浪费了大量搜索时间。

当他们更愿意完成任务时,他们陷入了一场的捉迷藏游戏。

您希望看到您的文档。或者,至少,你希望你的员工知道在哪里可以找到合适的指南,而不必玩猜谜游戏。

3。员工随时打开一系列文档。您的公司将信息存储在PDF、Word文档和打印的讲义中。他们还可能使用各种不同的网站登录页来完成各种任务。

由于很难找到合适的资源所在的位置,员工会随时打开多个文档。

即使打开了这些文档和网页,员工仍然需要猜测正确信息的位置。

️ 与观看相关:快速屏幕步骤演示

让员工知道他们是否找到了正确的文档的方法是不断打开和关闭文档进行检查。等待文档加载会浪费很多时间。

将其视为一个关键文档的Waldo在哪里的游戏。在找c吗一个穿着红白条纹衬衫的角色对于一本iSpy图书来说很有趣,但对于一个企业的组织系统来说,这并不理想。

和员工应该可以直接找到他们的答案,而不必到处点击,只会发现他们的“Waldo”实际上是挂在他们桌面上的另一个角落。

4。创建文档需要很长时间文档化过程需要几天、几周甚至几个月才能完成。

通常是指公司使用Microsoft Word或Adobe InDesign创建文档。InDesign文件有助于创建专业的演示文稿,但会牺牲时间。

当程序发生更改时,您需要立即将这些更改告知您的部门。

您的员工不能等待两周的更新程序。

通过屏幕步骤,您可以在几分钟、几小时或几天内更新指南,具体取决于过程的复杂性。

贵公司哪些部门可以使用屏幕步骤?虽然ScreenSteps并不是所有部门的更佳解决方案,但我们有来自多个部门的客户出于各种原因使用ScreenSteps。

您可能会在公司的任何部门看到上面共享的任何标志。全面的每一个使用ScreenSteps的部门都在寻找:

一种记录程序的方法,这种方法易于创建内容,知识库易于搜索和查找程序,所有流程和程序都位于一个集中的位置(一站式商店),培训计划耗时更少,有助于员工更好地做好工作准备各部门在日常程序中使用屏幕步骤。

1。呼叫中心呼叫中心面临的挑战之一是代理需要能够处理各种不同的呼叫。而且他们需要能够快速做到这一点。

这些是您每天与客户互动的正面员工。

ScreenSteps知识库的优点是,可以轻松搜索、查找和使用您的所有内容,而无需等待客户。

使用上下文相关帮助,ScreenSteps将您的呼叫中心代理所需的指南放在他们正在工作的页面上。如果他们正在处理付款,他们所需要做的就是点击蓝铃,就会弹出文章推荐。

带有屏幕步骤,我们建议使用零记忆训练。这将减少你的代理人背诵公司所有程序和政策的压力。相反,您将培训员工使用知识库快速找到他们需要的答案。

手表相关:屏幕步骤如何帮助您的呼叫中心?

2。人力资源人力资源部门既可以在自己的部门内部使用屏幕步骤,也可以在公司范围内使用屏幕步骤来执行日常任务。

因为ScreenSteps允许您控制谁访问哪些文章,您可以为特定员工或整个公司提供必要的资源和培训材料。

因此,虽然所有员工都可以使用文章指导他们如何申请休假或填写费用报告,但人力资源部可以为人力资源员工提供内部指南,以批准这些休假请求并处理这些费用报告。

让每个人都保持最新并遵守公司政策很简单。您可以在员工使用上下文相关帮助的地方提供员工手册。

您可以为员工分配持续学习课程,为新员工入职做准备。此外,您还可以跟踪他们在课程中的进度,并查看完成报告。

3。培训通常是人力资源部门的一个分支,培训团队可以通过屏幕步骤专注于开发。

有一个易于搜索和找到所有正确答案的知识库,您可以调整您的培训,以便新员工在入职培训中花费更少的时间,更快地达到熟练程度。

使用零M表情化培训——你减少了记忆,而是培训你的员工如何在你的知识库中找到答案——你让任何员工都更容易迅速成为专家。

通过使用零记忆方法进行培训,我们让公司将培训时间缩短了90%。

零记忆也简化了持续学习。通过更新知识库中的信息,培训并更新你的终身员工新政策。当你的员工像每天一样使用指南时,他们将拥有所有最新信息。

除了入职培训,您还可以为员工创建个性化的持续培训课程。

相关:4个常见的虚拟培训错误(+如何修复它们)

4。IT帮助台IT部门通常是公司所有重要运营信息的来源。每天,他们都会回答来自整个公司的关于如何解决计算机问题和其他问题的问题。

有一个集中的知识库,有助于IT帮助台提供一致的响应。

此外,还可以节省it员工的时间。

他们不需要一遍又一遍地输入同一封电子邮件。如果您的组织中的所有部门都有可用的屏幕步骤,任何员工都可以进行故障排除,并按照指南解决问题。

这让IT团队能够解决更紧迫的问题,比如bug和构建软件。

5。会计部门

会计部门致力于性。ScreenSteps是关于组织系统和为员工提供资源的。

确保所有内容都用可访问的指南正确记录。

提供有关如何处理程序性任务的分步说明。例如,您可以指导员工如何记录支出。

6。销售部门您的销售代表很难跟踪公司销售的所有产品吗?

将所有产品的目录保存在一个地方。当您在在线可搜索的知识库中记录产品目录时,您的销售代表知道在哪里可以找到他们需要的信息。

通过关键字搜索,销售代表在打电话时很容易获取详细信息。

销售部门还可以创建指南来帮助计费。工作流文章提供循序渐进的指导,引导员工完成流程。

无论您的销售代表是否需要根据客户的情况配置报价或决定推荐哪种产品,屏幕步骤都可以帮助他们减少流程中的错误。

7。营销部门无论你是更新网站上的信息还是发送电子邮件活动,你都可以在屏幕步骤中创建指南,这样你就不会意外地点击发布或发送带有尴尬错误的消息。

我们提供三种不同类型的文章来记录过程:标准文章、交互式检查表和工作流文章。

如果本指南旨在帮助您完成没有变体的常规程序(例如生成发票),那么您可以构建简单的标准文章和交互式检查表,以提供关键信息。

这可以简单到“发送每周通讯前”清单。该指南将包括要核对的项目,例如:

电子邮件是否有主题行?所有链接都有效吗?时事通讯上的日期对吗?这些点中的每一个都可以包括可折叠的部分,员工可以在其中扩展检查点以获取更详细的信息。例如,“电子邮件是否有主题行?”问题可以扩展点来检查更佳实践,例如它是否少于60个字符,是否使用少于3个标点符号,等等。对于更复杂的过程,例如网站重新设计,请使用

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