作者：丽贝卡·莱恩2021年12月11日

文档库与知识库：有什么区别？分享：当你去看眼科医生时，他们会让你在两种镜片中进行选择。“哪一个更清楚：一个还是两个？”“两三个怎么样？”

你知道这个练习。或者也许你不像我那么瞎，所以这不那么熟悉。但是，问题往往是，我很难分辨两者之间的区别。当你比较一个文档库和一个知识库时，你可能就是这样想的。从表面上看，文档库和知识库看起来非常相似。然而，这些软件服务有不同的优势和不足之处。

为ScreenSteps工作，ScreenSteps是一家知识库软件公司。我已经看到，为您的公司提供单一的真相来源是如何改变游戏规则的。我曾与监督记录政策和程序的经理交谈过，他们不记得为什么他们生活中没有一站式信息商店。在下面的

中，我将介绍文档库和知识库的基本信息。作为概述的一部分，我将提供关于何时使用每个系统的建议，以便您可以决定哪些（或是否）软件服务适合您的公司。

文档库

文档库与知识库来自同一个软件系列。这里是文档库的初学者介绍。

什么是文档库？

文档库是一种基于云的软件，您可以在其中存储和共享文档。它也被称为文档存储库。企业使用文档库将资源存储在一个集中的位置，并在整个组织内共享资源。

作为一种基于云的服务，企业可以向员工授予权限，以便他们可以将文档上传到所有团队成员都可以访问的文件夹中。本质上，它是一个共享文件系统。

根据文档库的不同，软件的组织和功能会有所不同。总的来说，文档库使用文件夹来组织文档，就像在桌面上存储信息一样。

文档库的示例有许多可用的文档库系统。每个系统都有不同的功能。一些流行的文档库是：

Google Drive SharePoint DropBox OneDrive在何处、何时以及如何使用文档库？

文档库托管在安全的云服务器上，便于与员工共享。

文档库的目的是在一个位置组织公司的文档。这样做的目的是让员工知道去哪里找到他们需要的信息。

当工作人员有问题时，他们可以在您的文档库中搜索可以帮助他们完成任务的资源（即帮助指南、分步说明等）。

您的员工可以使用文档库的一些情况是：

，如果他们对特定的政策有疑问，比如退回30多天前购买的产品，但他们不记得具体程序的步骤，比如当他们需要查找产品代码时，如何为特定的牙医重新安排牙医预约，要对旧的internet调制解调器进行故障排除，文档库中存储了哪些内容？文档库可以存储各种文件。事实上，大多数文档库都需要不同的应用程序来创建内容。

可以存储在文档库中的一些内容包括：；

Word文档Excel文档PDF图表PowerPoint演示文稿信息图形策略程序功能和工具每个文档库系统都有自己的一套功能和工具，可以帮助您组织公司的资源。

根据您选择的服务文档库，您可以使用的一些功能和工具包括：

存储空间（取决于您的计划）上载选项（包括用于组织文档的单个文件或批量上载）文件夹版本历史链接警报权限管理用于查看和上载内容共享功能标记和元数据工具用于搜索文档库声称能够在文档库中创建和更新文档，有时需要第三方应用程序。例如，要在SharePoint中创建和更新文件，需要使用Microsoft Office套件。并非每个文档库都包含相同的功能。在购买文档管理系统之前，您需要确保了解正在考虑的文档库软件包含哪些功能。

成本文档库的成本取决于多个因素，包括：

所需的存储空间数量用户所需的功能数量（某些功能仅在更的计划中可用）例如，Google Drive和Dropbox有免费选项。但是，当您在这些文档库中存储更多内容时，服务会收取额外存储空间的费用。

总体而言，您应该计划在文档库系统上每月花费5美元/用户到20美元/用户。

好处使用文档库有很多好处。您可以轻松地与员工共享帮助指南和其他文档。

员工可以全天候访问您的文档库。当他们有关于政策、程序或产品的问题时，他们可以在文档库中搜索答案。现在几点不重要。

通过文件夹和子文件夹，您可以组织您的文件，以便员工可以找到它们。但是，过多的子文件夹分层会使找到正确的资源变得更加困难。

谁应该使用文档库？应该使用文档库的公司包括资源分散在多个平台上的公司。您是否在不同的应用程序上保存了多个文件？

采用文档库将帮助您在一个位置收集所有信息。如果你没有太多的文档，也就是说你不会有无穷无尽的子文件夹，那么文档库就是适合你业务的解决方案。

如果搜索功能对您很重要，文档库可能会达不到您的期望。通常，文档库搜索引擎只搜索文档的标题，因为它们是单独上传的文件。这限制了搜索引擎丢弃的信息和可以找到的内容。

如果一个主要问题是快速创建文档并使文档保持最新，那么文档库可能会进行集成以实现这一点。然而，使用知识库和更灵活的文档创建工具可能更好。

知识库知识库和文档库非常相似。事实上，文档库可以被视为知识库的一个子集（或初学者的级别）。请参见下面的知识库与文档库的比较。

什么是知识库？知识库是一个基于云的软件，帮助公司组织支持材料，以便其他人在日常任务中使用。这是一个一站式商店，提供贵公司的所有信息。与文档库一样，知识库允许用户通过其基于云的服务存储和共享信息。此外，许多知识库提供了一些工具，使用户能够在知识库中编写文档。

在何处、何时以及如何使用知识库？由于知识库是基于云的软件，所以您的公司可以与您选择的任何人共享您的知识库。公司利用其知识库为不同的受众服务。这些受众可能是员工、客户、合作伙伴或其他群体。

有不同类型的知识库来支持这些受众，但许多知识库公司支持多种类型的知识基地。

知识库软件非常适合即时（或即时）学习。知识库的目的是为用户提供他们所需的答案，以便他们在阅读时学习和应用信息。

当您的政策和程序记录在您的知识库中时，您可以使用您的知识库支持培训，并帮助您的员工在工作流程中执行任务。

用户何时可能使用您的知识库的一些示例场景包括：

当客户对滞纳金政策有疑问时，当员工需要解决问题时，当员工需要提交休假请求时，您可以在知识库中存储哪些内容？与文档库不同，在文档库中，您只需上传来自不同应用程序的文件。知识库有自己的内容创作系统。然而，你仍然可以在知识库中上传你的文件。

知识库中共享的一些内容包括：

表和信息检查表决策树调用流工作流如何指导问答标准操作程序（SOP）策略功能和工具根据知识库软件，您将拥有不同的功能和工具。每一个知识库对这些工具都有不同程度的提升。

一般来说，知识库通常具有以下功能和工具的一些功能：

创作工具（即设计元素、屏幕捕获、链接等）内容模板选项（即检查表、工作流文章、常见问题解答、手册等）版本控制权限管理搜索引擎集成软件安全用户反馈嵌入视频报告和分析之前致力于一个知识库软件，确保它们包含了你无法缺少的功能和工具。

成本与大多数产品一样，知识库的定价范围很广。确定知识库的更佳价格的挑战之一是，每家公司根据不同的标准收费。影响知识库成本的一些因素包括：

用户数量知识库类型（内部或面向客户）包括哪些功能文章数量这里我根据每个用户的成本细分知识库成本。一个知识库可以让你在任何地方花费5美元/用户/月，甚至超过400美元/用户/月。

虽然有一些免费的知识库软件选项可用，但请注意，这些选项通常功能有限。通常，这些知识库更多地属于文档库或文档存储库的范畴。注意：大多数公司每年订阅都有折扣。通常情况下，知识库软件公司会免费试用他们的产品，这样你就可以在使用该软件之前试用。

的好处使用知识库存储和共享公司文档的好处是，您可以一站式获取信息。员工确切地知道在哪里可以找到问题的答案。

与文档库一样，这些资源可以全天候使用。这样，即使你的夜班员工在需要时也能得到所需的支持。他们可以随时参考你的知识库文章寻求帮助。

有了正确的知识库，你就有了一个更强大的搜索引擎。这有助于找到更多相关文章，减少员工搜索答案的时间。

另外一个好处是，知识库可以补充您的正式培训。有了完整的知识库，您可以培训员工如何快速找到任何政策和程序的答案。这样可以更大限度地减少新员工需要记住的信息量。

谁需要知识库？如果您希望能够在中创建、存储、组织和共享帮助指南和其他资源，请使用一个地点，一个知识库可以帮助你的公司。

知识库对以下公司尤其有用：

有复杂的程序花时间进行故障排除有很多策略和程序信息分散在多个平台上正在扩展（增长）有季节性/临时工如果你没有太多文档或团队少于10人，知识库可能是不必要的。

准备好在一个位置组织文档了吗？将公司的文档和资源组织在一个位置是一项挑战。使用文档库或知识库这样的工具，您可以在一个位置收集公司的所有资源。

知识库是一个更的选项，提供更多功能。有很多知识库选择。

ScreenSteps是一家专注于易用性和灵活性的知识库软件公司。使用屏幕步骤可以快速创建和更新知识库文章。此外，我们的搜索工具帮助员工只需点击两次即可访问文章。

您是否考虑将知识库作为公司的真相来源？选择知识库可能会让人不知所措。使用以下五个技巧来帮助你选择一个最能支持你的公司的知识库。

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