作者：丽贝卡·莱恩2021年4月9日

3个使您的知识库更易于搜索共享的简单提示：

花点时间思考一下：当您独自一人且有问题时，您首先要去哪里？

我打赌你说的是谷歌。事实上，今天谷歌的搜索引擎已经深深地融入了我们的文化，它已经成为一个动词。“只需谷歌一下。”

让谷歌如此强大的原因是人们相信他们能找到自己的答案，因为谷歌在其算法上努力工作，以提供最准确的结果。他们希望答案与搜索栏中键入的问题保持一致。

就像谷歌是你在生活中遇到问题时个求助的地方一样，你的知识库应该是你的员工在对你的业务提出问题时个求助的地方。

当你不能很快找到你想要的答案时，可能会令人沮丧，而且时间也很糟糕。相信我，我明白。作为一名前记者，我花了数小时的时间在不同的单词和短语中打字，试图在谷歌上找到正确的答案，或者，更困难的任务是，在我写的一家公司的网站上找到信息。

如果只有那些网站作者和设计师了解我现在在ScreenSteps工作中学到的东西就好了。

通过了解ScreenSteps的可搜索知识库软件的影响，我学到了三个小贴士，可以轻松地在知识库中查找资源。

1。获得一个搜索引擎，它可以实际找到您需要的内容。当选择一个系统来组织您的文章和指南时，检查并了解搜索功能的级别非常重要。并非所有的搜索能力都是平等的。

在组织内容时，有两个主要选项需要考虑：（1）你要么得到一个文档库系统，要么（2）你需要一个云知识库。

I.使用文档库系统

就像一个库一样，您可以将指南编目到一个文件夹中。您正在构建一个文档库，这些文档可以在一个集中的位置找到。

员工可以使用搜索栏，搜索引擎将从文章标题中提取。搜索引擎会扫描Word、PDF、PowerPoint和其他文档中的所有标题。

此选项的缺点是其搜索功能不够深入。SharePoint、DropBox等系统都有搜索功能，但它不会像基于云的搜索引擎那样在文章中抓取PDF或详细信息。

II。使用内置搜索引擎的知识库不要低估使用内置搜索引擎的知识库的威力。

理想情况下，你的知识库应该有一个云搜索引擎，这样它就可以像谷歌一样抓取你的整个网站。这意味着它不仅可以使用你的标题来查找文章，还可以根据你指南中的文本来提取文章。

不是将内容放在Word中，而是将内容从Word中提取出来并放入云知识库。在云知识库中，所有内容都在网页上，搜索引擎可以对文本进行索引。基本上，当你创建一个基于云的知识库时，你就是在构建一个网站。该网站允许搜索功能，将索引您创建的内容中的所有文本，这样您就不需要告诉系统要搜索什么。

2。制作和组织相关内容建立知识库的步是创建相关内容，供员工在日常工作中用作资源。然而，如果你的员工找不到导游，所有的工作都会白费。

通过在创建过程中采取以下三个步骤来组织内容，从而降低了使用内容的障碍。

I.当你搜索“nacho菜谱”时，网络是否会首先打开一本300页的菜谱书？（对不起，我可能需要一点时间来翻阅这本书，以便找到我需要的一件事。）不是！它拉起一个r如果您使用Dropbox或其他形式的共享文件夹来组织指南，那么您应该为每个部门或团队创建单独的文件夹。这样他们就不需要在整个公司的数据库中查找他们需要的文章。

注意：并非所有知识库都具有此功能。

II。创建专门针对团队的手册另一种减少过多信息混乱的方法是为团队制定专门的指南。

根据具体情况，组织一本手册并将其分成小组可能需要一本250页的手册，并将其缩短为五本50页的手册。这就大大减少了寻找答案的页面。

如果您使用的是手册，那么您需要使手册中的各个点之间的跳转变得容易。如第2点所述，我们建议将手册分解为更小的部分。

需要一个更容易搜索的新知识库吗？搜索对员工完成工作（并快速完成）的能力起着至关重要的作用。如果你的指南不可搜索，那么你的员工就不会使用它们，因为找到它们需要很长时间。这就为工作中的错误留下了更多的空间。

通过应用这些技巧来组织公司的指南，您将使您的员工能够完成他们的日常任务，并在时间就把它们做好。

在ScreenSteps，我们开发了一个带有强大搜索引擎的云知识库，因为我们已经看到，当员工可以轻松找到他们需要的资源时，它可以节省多少时间。这使得我们的用户可以分解他们的文章，这样员工在搜索时就可以准确地获得他们需要的信息，而不再需要更多。

和

都能正常工作。上个月，我们有一家呼叫中心公司，有50名用户查看了他们的ScreenSteps文章超过32000次。由于使用率如此之高，他们几乎看不到任何错误。当你拥有一个真正易于搜索的知识库时，

和就会体验到不同。尝试为期14天的免费ScreenSteps试用版。

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内容营销经理

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