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深圳Word vs ScreenSteps:使用哪种编写策略和过程?

发布时间:2022-05-17 09:26:03 人气:1857 来源:天云祥客服外包

作者:Jonathan DeVore 2022年1月15日

Word vs Screen Steps:编写策略和过程时使用的是什么?分享:你被要求创建一个程序或工作帮助。所以,你可以使用你最熟悉的工具:Word。我明白了。在你生活的这个阶段,用Word输入信息几乎是一种反射。毕竟,你从小学就开始这么做了。

但是,这是创建和管理内部策略和过程的更佳选择吗?

作为ScreenSteps(一家帮助公司记录和共享资源的知识库软件公司)转型服务总监,我帮助公司制定了旨在提高员工绩效和减少支持问题的知识管理战略。

当然,您的公司可能不需要像知识库这样的工具来让员工准确地遵循您的政策和程序。

在本文中,我将解释您可以用于内部策略和过程的另一个选项,并将其与使用Word进行比较。

这将帮助您决定用Word编写政策和程序是否足以满足您的公司(可能是这样),或者您是否需要一个不同的文档系统来支持您的员工。

什么是Microsoft Word?

虽然您肯定知道Microsoft Word是什么,但我认为从Word的设计用途开始是一个好主意。

Word是一个字处理应用程序,允许您创建资源。在工作场所,这个词有多种用途。最常见的是,Word用于撰写基本文章、信件、故事、商业提案、政策、程序等。它还可以用于设计小册子、海报和其他小型设计项目。为所有的KDSP创建文档。

通常,公司购买Microsoft Word作为Microsoft 365和Microsoft团队的一部分。这套office应用程序包括七个应用程序,包括Word、Excel、PowerPoint、Team、Outlook、Exchange、OneDrive和SharePoint。

什么是屏幕步骤?

ScreenSteps既是一个知识库软件,也是一个性能支持工具,可为员工提供他们所需的资源。

ScreenSteps知识库用于在整个公司创建、存储和共享策略和过程。这意味着内容作者可以撰写文章并与最终用户共享。然后,员工可以在工作时使用他们的指南。

与Word不同,ScreenSteps不是为撰写文章、信件、商业提案和简历而设计的。它旨在创建和管理程序/操作指南。知识库工具有助于减少员工的错误、问题和入职时间。它通过在一个集中的位置提供单一的真相来源,使员工能够获得信息。

Word和ScreenSteps的功能比较如何?您应该使用Word或屏幕步骤来记录公司的政策和程序吗?这取决于你的目标以及实现这些目标所需的工具。在本节中,我将比较Word和ScreenSteps的可用功能。这样,您就可以记录下哪个应用程序满足了公司的文档需求。

(想要一种更快的比较方法吗?跳到这里的比较表。)单独购买时,微软Word一次性售价159.99美元。然而,这通常用于个人用途。微软预计公司将为商业计划书注册Microsoft365,这对于更多应用程序来说是一个更便宜的选择。

用于商业计划的Microsoft 365起价为每个用户每月5美元。这个计划包括单词。很可能,你的公司已经有了微软365计划。所以,使用Word编写政策和程序可能不会额外花费任何费用锿。

屏幕步骤​​ScreenSteps订阅月费或年费。当你注册一年后,你可以节省16%的订阅费。

ScreenSteps用户可以使用三种计划:标准计划、计划和企业计划。这些计划由用户数量决定。标准计划最多包含25个用户。起价为每年2500美元或每月239美元。

创作Word

Word是一个简单的创作工具。您可以键入、缩进、加粗、高亮显示、插入表格、添加图像、插入链接、创建检查表等等。

当您使用Microsoft Word记录策略和过程时,在格式化方面,世界就是您的牡蛎。由于有各种各样的文本大小和字体选项,因此具有很大的灵活性。

此外,还有一些协作工具,允许您与其他地点的员工一起工作。

使用Word有优点也有缺点。有关Word中创作策略和过程的优缺点,请参见下表。

“Word Pros”

“Word Cons”

熟悉使用该工具大量的格式选项和灵活性将图像放置在任何你想更改文本大小和字体的地方与其他人一起工作时,你可以跟踪更改创建模板灵活性可能会使作者团队在创建内容时难以保持一致性图像可能很耗时互动选项有限(即超链接、跳转链接等)。自动更正格式可能会使您难以获得想要的布局屏幕步骤屏幕步骤有多种内容创建工具,允许您快速编写和更新知识库中的文章。这些简单但功能强大的工具可以帮助您的内容作者团队创建外观一致的文章,让您的最终用户更容易阅读。

屏幕步骤通过限制格式选项简化了创作过程。除了基本的格式,这些工具还包括交互元素。其中一些交互式创作工具包括带有注释、决策树、可折叠部分等的集成屏幕截图。

您的作者团队可以一起撰写文章,并在平台内相互提供反馈。

有关使用屏幕步骤创建策略和过程的利弊概述,请参见下表。

屏幕步骤优点

屏幕步骤缺点

简单编写较少的格式化选项可生成外观更一致的文章内置屏幕捕获和注释文章模板交互选项:可折叠部分决策树弹出链接包含视频和GIF有限的格式化选项无法更改每篇文章的字体大小图像与文本并排无法更改标题为您想要的任何样式无法更改字体类型组织Word

,您需要将文档保存在应用程序中。您可以将文档组织到文件夹中。但是,除非您与团队成员共享这些文件,否则其他人无法使用这些文件。你需要一个内容管理系统。

屏幕步骤通过屏幕步骤,文章被保存到在线知识库,这更像是一个网站。这意味着您的文档存储在基于云的服务器上。文章分为类别和子类别。

此外,ScreenSteps还提供了侧栏导航,用于查看知识库的其他部分,帮助读者理解内容的组织结构,并为其提供上下文。

共享Word为了共享Word文档,您需要发送电子邮件并附上文件。或者,您可以使用知识管理系统。

通常,使用Word的公司会使用SharePoint,它是Microsoft 365业务包的一部分。

SharePoint是一个文档管理系统,可以在云驱动器中组织所有内容。见h在本文中,如何比较SharePoint和ScreenSteps在组织文档方面的作用。

屏幕步骤一旦内容作者在屏幕步骤中记录了您的流程,他们就可以轻松地与特定用户组共享这些流程。它们会自动发布,并可供具有查看权限的员工访问。

如果员工询问有关政策或程序的问题,您可以共享指向特定帮助指南的链接。这篇文章将在网页上打开。

最终用户体验单词简而言之,Word文档要求员工打开它们才能使用它们。虽然这听起来很简单——如果每个人都知道在哪里可以找到他们需要的文件——但整个过程可能会很慢,令人沮丧。

如果他们一开始就打开了一个错误的文档,并且不得不继续尝试其他文档,这尤其令人沮丧。作为补偿,一些作者将他们所有的策略和过程合并到一个Word文件中。缺点是员工和读者很难找到他们需要的程序。即使您的政策和程序被分成不同的文档,他们也很难找到正确的文件夹来存放他们需要的程序。

员工面临的另一个挑战是,他们必须单击该文件才能打开它。通常,这需要将文件从电子邮件下载到计算机。然后,当您更新指南时,最终用户的桌面上有一个过时的Word文件,可能没有最新和更好的文件。

虽然链接有助于将最终用户连接到他们所需的内容,但这些链接会打开挤满他们桌面的其他文件和应用程序。

屏幕步骤

屏幕步骤类似于使用网站。最终用户单击链接并查看网页。

互动元素——可折叠的部分、弹出链接、在线视频、交互式决策树——为每位员工提供恰到好处的信息量,而不会让他们不知所措。此外,它还提供了一步一步的指导(包括书面和视觉),告诉并向员工展示该做什么。

ScreenSteps Chrome扩展允许用户在他们正在处理的网页的一侧有指示。这样,他们就不需要在多个标签之间来回切换,也不需要多个监视器来处理他们打开的应用程序。

由于是基于网络的,最终用户总是查看最新版本。Word中的

搜索词文章根据标题进行索引。这意味着,当您的员工搜索文档时,他们需要使用您为标题选择的确切单词/短语,以便找到他们需要的程序。

搜索资源通常意味着打开文件夹并扫描文件标题,直到最终用户找到他们要找的文件。

如果您使用SharePoint作为内容管理系统,它也只根据文档标题编制索引。

ScreenSteps

ScreenSteps是一个基于云的知识库。因此,它有一个强大的索引系统,这样最终用户就可以通过搜索找到他们需要的东西。和Word一样,文章的标题也会被编入索引。此外,ScreenSteps还为文章中的所有内容编制索引。

这意味着,当您的员工使用关键字搜索策略或过程时,搜索系统会删除您文章中的所有内容,为您的员工提供更佳匹配。

此外,您还可以在工作辅助工具中添加其他搜索词,以提高需要它们的员工找到它们的可能性。您可以创建搜索上下文并应用搜索过滤器来显示最相关的程序和工作辅助工具。

单个用户可以使用书签功能存储他们需要快速访问或经常使用的特定文章。

协作和反馈与Word一起,与队友协作并接收反馈意味着来回发送文件。

人们将Word文档附加到他们的电子邮件中。他们的同事下载文件,保存新版本的文档nt,添加评论和反馈,然后将其发送回文章作者。

或者,您可以通过聊天信息提问并提供反馈。

如果您有Microsoft 365 for business,则可以在文档上实时协作。为此,需要将Word文件上载到OneDrive。然后邀请团队成员参与写作、编辑和提供反馈。本文提供了

屏幕步骤屏幕步骤、协作和反馈。内容作者被授予撰写特定文章的权限。他们可以在编辑其他内容作者的文章时留下评论。那么,终端用户提供反馈的主要方式有两种:评论和修订说明。

带有注释,这是单向通信。最终用户可以向文章作者发送澄清问题。然后内容作者可以更新文章,使其更易于阅读。

修订说明为最终用户和文章作者提供了一种就文章进行对话的方式。最终用户可以在文章的特定部分留下注释。通知内容作者。当内容作者解决问题时,作者可以向最终用户发送消息。

查看报告Word使用Word,您的员工可以使用书面指南,但您不知道他们何时或如何使用这些指南。

您无法了解人们是否正在查看这些过程。你也看不到人们在共享文件夹中搜索的内容。这是因为没有用户跟踪,文档可以保存在不同的位置(如台式机、驱动器等)。

ScreenSteps

ScreenSteps提供查看报告,以了解最终用户如何使用您的策略和程序。

查看报告允许您查看哪些员工正在查看内容以及他们查看内容的频率。然后,搜索报告会显示员工在搜索字段中输入的内容,以便您知道他们在寻找什么。

认证或更新文章您的政策和程序不断变化。有时,这些更改就像更新日期一样简单。其他时候,这些变化更为复杂。不管是哪种方式,定期检查你的政策和程序以确保它们仍然准确是很重要的。

Word

Word没有内置内容认证提醒。但是,您可以在单独的日历应用程序中设置提醒,以便在特定日期查看特定的过程。

一旦你更新了一篇文章,通过将日期添加到策略和过程的顶部来跟踪更新。

屏幕步骤使用屏幕步骤,您可以设置一个时间来查看文章中的每个过程。ScreenSteps会在检查程序或过期时提醒您。最终批准后,您的日志会自动更新,并加盖领带戳。

此外,您还可以恢复到旧版本的指南。

通过文章更新传达对策略和过程的更改,您希望在更改策略和过程时让最终用户知道。下面是使用Word或屏幕步骤时的工作原理。

单词对于Word,您需要发送电子邮件或消息,让员工知道某些内容已更新。如果你没有知识管理系统,那么你需要附上更新的文档,并指示每个人下载最新版本。

屏幕步骤当您在屏幕步骤中完成更新时,您可以从系统发送电子邮件,提醒每个人文章已更新。这些被称为通知。您可以要求员工承认他们看到了变更/更新。

管理员可以查看谁已经确认了宣布更改的通知,谁还没有确认。

对比表:Microsoft Word与屏幕步骤功能

Microsoft Word

屏幕步骤

成本

一-个人使用的时间购买159.99美元Microsoft 365 for business plans,包括Word,起价为每月5美元/用户,每月和每年订阅三个计划-标准、、,企业标准计划起价为每年2500美元(每月239美元),包括多达25个用户的创作

直接创作工具(即缩进、粗体、突出显示、插入表格、添加图像、插入链接、创建检查表等)灵活的设计选项协作工具与Microsoft365合作,用于业务基本格式工具交互式创作工具(即带有注释、决策树、可折叠部分等的集成屏幕截图)协作工具组织

将您的文档保存在应用程序中将文档组织到文件夹文档存储在基于云的服务器上文章被组织到类别和子类别侧栏导航共享

将文件作为附件发送到电子邮件中使用知识管理系统通常,公司将Word与SharePoint配对使用查看权限与特定用户组共享特定帮助指南的链接以回答最终用户问题最终用户体验

单独打开文件将文件下载到计算机桌面单击链接并查看网页上的指南交互元素-可折叠部分、弹出链接、,在线视频,交互式决策树可访问的文章带有ScreenSteps Chrome扩展名

搜索

索引根据标题索引文章标题和内容添加额外的关键字搜索词以帮助求职创建搜索上下文并应用搜索过滤器书签特定文章

协作与反馈

电子邮件文件来回协作在文档上实时如果您有Microsoft 365 for business Comments可供最终用户提出澄清问题修订说明可与内容作者和最终用户协作查看报告

无法查看使用情况查看报告查看使用情况了解报告

认证

无需在单独的日历应用程序中设置提醒设置要查看的提醒文章中的每个程序传达更改

发送电子邮件或消息或聊天消息在屏幕步骤中发送通知让员工通过单击“确认”来确认更改,您应该使用哪一个来记录程序?在记录您的策略和过程时,Microsoft Word和ScreenSteps都有各自的优点和缺点。根据贵公司的需要,这两种应用程序都可能非常适合贵公司。

这里是一个快速概述,说明您应该在什么情况下使用它们。当你没有太多的政策或程序需要记录时,请使用Word。通常,这意味着你只有大约10个员工使用的程序。通常,这意味着你是一家规模较小的公司,但你想在程序中获取知识。

如果员工基本上知道他们在做什么,并且没有任何紧迫感来找出他们不知道的事情,那么Word的功能就足以满足您的公司。如果您在格式设置上需要很大的灵活性,

单词也可能是一个不错的选择。

此外,如果您的公司已经使用Microsoft 365进行业务,Word将是您公司的一个经济高效的选项。你不需要增加任何预算。当然,如果Word具备编写和管理公司政策和程序所需的所有功能和工具,这才是更好的课程。

何时使用屏幕步骤如果您有一个强大的策略和过程集合,请使用屏幕步骤。如果你有几十个、数百个或数千个程序,你不仅需要一种编写指南的方法,还需要一种存储和共享文档的方法。屏幕步骤可以帮助你做到这一点。

,如果迫切需要找到正确的程序(例如,面向客户的员工,如支持或contact center),您将需要深入搜索引擎的屏幕步骤。ScreenSteps工具让员工只需点击两次就可以快速轻松地找到他们需要的指南。

此外,如果您需要了解员工如何使用您的资料,请使用屏幕步骤。如果您需要提高绩效分数,并希望您的员工使用您的指南来帮助他们更好地表现,您需要了解他们如何使用您的指南。

如果你定期对内容进行更改,你需要像你一样敏捷地记录软件。ScreenSteps可帮助您掌握最新信息,并向团队传达更改。

正在寻找一种灵活的方法来管理您的策略和程序?有许多不同的软件平台可用于帮助您编写和管理策略和过程。从创作工具到员工支持工具等等,重要的是你想用这些工具在你的业务中实现什么。

有了ScreenSteps知识库,您就有了一个一体化的工具。在工作流程中,你可以快速清晰地撰写员工易于阅读和跟进的文章。然后,您可以管理自己的使用情况,并帮助员工提高绩效。

查看ScreenSteps创作工具是如何工作的,以及它们是否可以帮助您的公司实现您的文档目标。今天安排一个ScreenSteps代表演示。关于Jonathan DeVore

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