作者：Greg DeVore 2021年9月5日

3您在从SharePoint切换到ScreenSteps时所做的权衡共享：

您已经使用SharePoint一段时间了，但现在您正在考虑切换到ScreenSteps。但你之所以犹豫不决，是因为你在创建SharePoint帐户上付出了很多努力，而且你已经看到了它的工具取得了一些成功。

您如何知道是否应该进行切换？如果你从SharePoint改为ScreenSteps，你会放弃什么？

作为ScreenSteps的首席执行官，我经常听到这些问题。我总是建议公司首先了解自己的目标。然后评估他们的软件是否有助于他们实现这些目标。

知识库可以帮助公司的四个主要领域：

员工可以找到他们需要的并使用它，同时帮助客户作者跟上内容需求员工可以在不到的时间内遵守新程序新员工离开培训完全精通您的程序和政策，如果您的SharePoint网站满足了这四个方面的要求那么，您可能可以继续使用SharePoint来管理公司的文档和资源。

如果其中一个领域对一家公司来说是个问题，那么您很可能会考虑切换到其他知识库软件（或添加其他软件）。在下面的

中，我分享了您在决定从SharePoint切换到ScreenSteps时所做的三个权衡。然后我将解释如何使用这两个软件系统来组织文档。

1。不再使用Word

和SharePoint进行创作，您可以将文档上传到云库中。大多数公司将Microsoft 365套件与SharePoint一起使用，因此他们正在将Word文档、Excel表格、PowerPoints等上传到SharePoint中。

Word与SharePoint的集成使得在SharePoint中编辑Word文档和进行协作变得非常容易。

如果切换到屏幕步骤，您将无法再在Word中进行创作。

如何在ScreenSteps中有所不同不是创建外部文档并将其上载到知识库，而是在ScreenSteps网站上撰写文章。你的ScreenSteps网站可以作为公司信息的内部网站。

这使得搜索文章更容易。此外，您的指南可以与决策树、交互式检查表和工作流文章交互。这些文章将引导员工完成流程的每个步骤。

这将要求您培训内容作者如何在屏幕步骤中创建指南。幸运的是，ScreenSteps创作工具很容易学会如何使用。集成的屏幕捕获工具通过捕获屏幕截图并将其直接放入文章中来节省时间。

一旦接受培训，一位客户能够在¼的时间内创建4倍的文档。

2。SharePoint中没有用于数据输入的内置列表，而是有用于数据输入的内置列表来组织上载的文档进行搜索。SharePoint的动态列表有三个用途：

通信列表-跟踪公告、联系人和讨论板跟踪列表-跟踪链接、日历、任务、问题和调查自定义列表-您可以在其中创建自定义列以跟踪特定信息。这些动态列表用于帮助员工筛选适用于他们的内容。您可以与团队成员共享这些列表。最终，它们是为了让搜索更容易。

注意：如果您决定保留SharePoint并采用屏幕步骤，则可以链接到内置数据库功能。您可以直接链接到适用的动态列表。另一方面，屏幕步骤只有文章，没有动态列表。虽然ScreenSteps没有“动态过滤”，但ScreenSteps软件使用了不同的技术和stra帮助员工轻松找到所需资源。

屏幕步骤具有“权限管理”，允许您将内容限制为不同的员工组。这意味着，当他们搜索你的ScreenSteps知识库时，他们看到的结果更少——这些结果只适用于他们的工作。

此外，ScreenSteps使用关键字，并鼓励使用带有特定标题的较短文章，以便员工能够快速找到他们需要的指南。

3。您将无法使用SharePoint的HTML自定义主页，您可以自定义主页上的不同元素。SharePoint具有可自定义的内置功能，包括主题、网站标题、徽标等。

除了设置自定义之外，您还可以通过编码HTML向主页添加其他元素。这包括添加片段、嵌入视频或添加小部件。

如果切换到屏幕步骤，您将无法完全控制主页上的HTML。

屏幕步骤中的不同之处屏幕步骤还提供了定制主页的机会。设置ScreenSteps主页时，可以更改主题、添加徽标，并从选项中选择如何在主屏幕上组织内容。

但是，您没有HTML编码元素。ScreenSteps主页将重点放在内容上，这样可以更轻松地搜索您的知识库，并找到员工可以在工作流中使用的文章。

您应该同时使用SharePoint和屏幕步骤吗？每个软件公司都提供不同的功能和好处。这是一个什么特性最有助于您的公司实现其目标的问题。

从SharePoint切换到屏幕步骤时，会丢失一些功能，但会获得其他功能，这些功能可以帮助您更快地编写内容、更快地查找文档，并更准确地遵循说明。

这不一定是一个选择。SharePoint和ScreenSteps有不同的优势，可以一起使用。

如果您对屏幕步骤感兴趣，但仍希望保留SharePoint，则这两个软件系统可以协同工作来管理不同的内容。在下面的文章中，可以看到SharePoint和ScreenSteps是如何相互补充的。

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